El proceso de comunicación es un modelo de la realidad, lo que quiere decir que el proceso en su totalidad es construido por muchos más factores. Esto hace que el análisis y estudio de este modelo nos permita entender de manera sencilla y fácil este proceso, pero primero debemos definir los conceptos clave. ¿Qué es la comunicación? La comunicación puede ser definida como el proceso en el cual se intercambia información entre dos o más personas.
Importancia
Como ingenieros, que este proceso de comunicación se dé efectivamente será la diferencia entre un proyecto exitoso de uno fallido. Tener una mala comunicación trae consigo el incumplimiento de plazos, se pierde la calidad de los procesos, el ambiente entre el equipo de trabajo puede tornarse tenso, creando consigo peleas y fracturas en el equipo y, sobre todo, pérdida de recursos, haciendo la operación ineficiente.
Etapas
Etapa de la idea: El emisor encuentra una intención que comunicar. Desde este paso, si no se tiene un propósito o intención clara, se pueden arruinar todos los demás pasos del proceso. Existen distintas técnicas para poder plantear las ideas de proyectos importantes, como lo es primero escribirla. Un ejemplo de una idea es ponernos en el escenario de un proyecto de manufactura: necesitas comunicarle al equipo el producto, los plazos y los pasos que van a desarrollar; la idea sería el producto que quieres manufacturar, o sea, tu objetivo.
Etapa de la codificación: esta es la etapa de la estructuración de la idea inicial. Se recomienda que la codificación se estructure de manera respetuosa y sincera para no causar roces entre los integrantes del equipo; la codificación debe ser estructurada y breve, para asegurar la retención de la información.
Etapa de las señales: Esta etapa se dedica a cómo el mensaje llega al receptor, es decir, al medio. En esta etapa se debe reflexionar sobre cuál es el medio idóneo para que nuestro mensaje llegue a los receptores. Retomando el ejemplo planteado, en esta etapa podríamos reflexionar que el medio indicado es una reunión por Zoom para integrar a los integrantes del equipo que se encuentran trabajando a distancia por distintas razones.
Etapa de la decodificación: esta etapa es llevada a cabo por el receptor, pues consiste en la interpretación del mensaje, ya sea leyéndolo, escuchándolo o viéndolo, de acuerdo al medio que se utilizó en etapas anteriores. Para esto es importante que el receptor tenga buenas habilidades tanto para escuchar como para concentrarse.
Etapa del significado: en esta etapa el receptor le añadirá significado al mensaje; para esto se debe tener una actitud tranquila y opciones neutrales y saber identificar los sesgos cognitivos.
Etapa de retroalimentación: esta es la etapa en la que obtenemos una respuesta del receptor; si los pasos anteriores se ejecutaron de buena manera, lo que obtendremos es una respuesta coherente que atienda a nuestra idea directamente.
Soluciones
En caso de que estemos notando que en nuestro quipo ya exista una mala comunicación, distintos profesionales encuentra y recomiendan distintas soluciones de acuerdo la raíz del problema, las recomendaciones son: Promueve una comunicación abierta y transparente. Establece canales de comunicación claros. Establece objetivos y expectativas claros. Practica la escucha activa. Ofrece actualizaciones periódicas.
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